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关于进一步规范援外成套项目开竣工等重大仪式组织工作的通知
发布日期:2018-01-04 13:36 浏览次数: 发布人:荆海涛 文章来源:山东省走出去

商合促综函〔2017〕1519号

各援外项目实施企业:

项目开竣工、奠基、移交、启用等系援外成套项目实施的关键节点,是项目管理的重要内容。通过举办援外成套项目开竣工等重大仪式(以下简称“开竣工仪式”)加强对外宣传,是项目管理转型升级和提升对外援助综合效应的必然要求,是实现援助成效最大化的重要途径。

长期以来,大多数成套项目实施企业能够在我驻受援国使馆指导下举办开竣工仪式,在项目宣传方面发挥了一定积极作用,但总体仍存在意识不强、重视不足,经验欠缺、方案不周,实施欠规范、效果不明显,信息总结报送不及时、不全面等问题。为进一步规范和加强援外成套项目开竣工仪式管理,切实提升对外援助综合效应,结合我局援外成套项目管理工作实际,提出以下工作指引:

一、高度重视,整体谋划,办好开竣工仪式

各项目实施单位组织筹备开竣工仪式应遵循以下原则:一要突出项目援外属性,贯穿中外友好,共同打造人类命运共同体的中方援助理念。二要客观真实,务求实效,不可虚假宣传、夸张夸大。三要勤俭节约,不可铺张浪费,奢靡奢华。四要及时跟踪,密切关注各方反应,客观评估宣传效果。五要全面总结,向我局报送专题报告并抄送相关部门。今后,我局将把各项目举办开竣工仪式开展对外宣传情况纳入项目检查、验收和评估的范围。

二、明确职责,相互配合,形成工作合力

开竣工仪式在我驻受援国使馆党委指导下由管理企业负责策划和监督,项目总承包企业负责承办和落实,必要时可借助专业机构力量。我局将视情派员赴现场检查指导开竣工仪式组织落实工作。

为切实加强项目开竣工仪式的管理,今后各实施企业举办开竣工仪式的工作方案须报我局(地区处)。我局将重点审核或配合外事主管部门审核工作方案中的宣传要点、仪式流程、背景板或展板样式和内容、奠基石或揭牌(如有)内容和样式、企业代表致辞的发言稿等内容。审核内容及注意事项详见附表。

三、精心策划,注重创新,制定整体工作方案

精心制定工作方案是办好开竣工仪式的基础前提。项目实施单位要整体策划、全面考虑、注重创新,在驻受援国使馆指导下精心制定一个周密、科学、可行的工作方案。

一是精心挑选日期。可考虑与受援国独立日、国庆日或与中国建交纪念日等庆典日适当结合,或与我其他援助项目节点相配合,形成组合拳,加大冲击力,实现宣传效果。

二是扩大参加人员范围。广泛邀请受援国政府高层官员、相关政府部门官员、驻受援国相关国际组织或机构代表、驻受援国其他国家使节以及在受援国的中资机构和华人华侨代表等出席仪式,扩大出席人员的代表性,扩大宣传面。要努力将宣传要点具体化,针对不同受众灵活设计环节、内容和形式。

三是提前铺垫、营造氛围。与受援国当地报纸、电台、电视台等主流媒体建立良好联系,适当提前吹风,做好铺垫,营造氛围。

四是商定仪式内容和流程。在驻受援国使馆指导下与受援国主管部门商定仪式内容和流程,可结合当地文化传统,丰富灵活,突出特点。

五是列明物料清单。逐项盘点列出工作方案所需设备、物资、材料清单,如主席台、背景板、音响设备、宣传屏、彩旗、标语、宣传册、小纪念品等。

六是做好安保和应急预案。注意根据国别情况及气候特点做好应急预案,以确保开竣工仪式顺利举行。

四、立足项目,突出援外,认真做好宣传文案和口径

要准确把握实施项目特点特色,结合受援国当地的文化特点、思维方式、价值尺度、道德宗教规范等,有针对性地设计宣传文案和口径。要秉持客观、真实、真诚的原则,宣传中国外交及对外援助的核心理念,传播和衷共济、和合共生、讲信修睦、兼容并包的中国文化;重点介绍项目的立项背景、特点、功能以及对当地就业、经济社会发展的带动作用;竣工的项目要宣传项目的质量、创新、建设期间双方的密切合作等。努力用详实的实事说服人,用美好的前景鼓舞人,以喜闻乐见的形式吸引人,以真挚友好的感情打动人。

加强文稿翻译的把关审核,保证翻译质量。要尝试从当地民众或工人角度,挖掘亮点,生动鲜活,用讲故事的方式提高宣传的针对性和有效性。

五、充分准备,全力以赴,确保开竣工仪式圆满举行

项目开竣工仪式举办期间,项目管理及总承包企业要集中人力,加大投入,确保活动圆满举行。一要加强领导、统一指挥。项目实施企业主管领导要靠前指挥,亲自统筹协调,加大人力物力投入,全力以赴地做好相关工作。二要充分准备、逐项检查。开竣工仪式举办前,现场工作组要对照经济合作局审核的工作方案逐项检查场地、设备、宣传材料、纪念品等物料准备,确认出席人员,落实各路媒体记者,准备好领导讲稿、新闻稿件和口径,做好防恐、安保和应急安排等。三要责任到人、灵活应变。将全部工作任务分解落实到人,进展情况随时保持沟通。现场工作组要统筹协调,灵活应变,及时妥善处理各种意外和突发情况,确保活动的顺利举行。

六、密切跟踪,注重时效,落实信息收集报送工作

提高开竣工仪式新闻时效性,项目管理和总承包企业应提前部署,及时跟进,做好活动相关信息的收集报送工作。遇有我国家领导人及商务部领导出席相关活动时,务必在活动当日向经济合作局报送情况专报;其他活动应在两个工作日内报送情况专报。仪式启动阶段提前准备项目信息等文字材料,并预作摄影摄像安排;活动过程中做好相关记录,内容应涵盖时间、地点、参与各方人员情况、中外双方致辞评价、照片视频素材等,文稿撰写应突出新闻性和援外工作政治属性,并做好后续整理归档工作。

七、其他

技术援助项目有关活动仪式参照执行。

上述工作指引业经我局2017年第43次局务会审议通过,请各项目实施单位结合实际认真贯彻执行,执行中有任何意见建议请及时与我局联系。

附表:援外成套项目开竣工仪式工作方案审核要点.jpg




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